Vorstand

Der Vorstand vertritt den Verein als rechtliche Person und sorgt dafür, dass der Verein entsprechend seiner Satzung langfristig gut läuft.

Diese Seite dokumentiert die Aufgaben des Vorstands und soll als Stütze für die Vorstände selber dienen (e.g. für Aufgaben die sehr unregelmäßig anfallen).

Die Aufgaben müssen pirmär vom Vorstand überwacht werden. Einige Aufgaben (e.g. Onboarding) können auch delegiert werden. Die Liste ist nicht festgelegt, sondern ergibt sich aus der Satzung und dem aktuellen Regelbetrieb.

Alle Vorstandsmitglieder können alle Aufgaben übernehmen, jedoch macht es Sinn bestimmte Aufgaben aufzuteilen. Rein von der Satzung her sind alle Vorstände gleich gestellt. Jedoch wird spezifisch ein Kassenwart gewählt mit dem Hintergrund, dass dieser diesen Bereich verantwortungsvoll führt und die anderen zwei Vorstände aushelfen und überwachen.

Die Rolle des Vorstands im Verein ist bewusst möglichst schlank gehalten. Die meisten Entscheidungen sollen vom Plenum übernommen werden und der Regelbetrieb von möglichst vielen Vereinsmitgliedern übernommen werden. Trotzdem gibt es viele Aufgaben, vor allem wenn es Mal nicht so gut läuft, die vom Vorstand koordiniert werden müssen. Auch müssen rechtliche und finanzielle Aspekte zuverlässig abgedeckt sein. Wenn du überlegst Vorstand zu werden solltest du auf jeden Fall genug Zeit dafür einplanen und auch regelmäßig beim Space sein, da der Verein eben zu großem Teil von seiner Community vor Ort lebt. Es ist empfehlenswert, dass mindestens ein Mitglied des Vorstands auch in der Nähe des Vereins wohnt oder es zuverlässige Vereinsmitglieder gibt, die auch spontan mal bei Problemen mit dem Space oder Meetings auf dem Kreativlabor einspringen können.

Aufgaben

Wann/Wie oft mindestens	Was	Wer
Flexible/Laufend
	Politische Vernetzung	1./2. Vorstand
	Vernetzung im Kreativquartier	1./2. Vorstand
	Mediation zwischen Membern	1./2. Vorstand
	vorstand und info Mail Adresse vom Verein beantworten	1./2. Vorstand
	Räumlichkeiten Verwalten, primär Kontakt zum Vermieter, Mietvertrag, Handwerker handeln etc.	1./2. Vorstand
	Rechtliche Themen (Versicherungen und rechtliche Bestimmungen einhalten)	1./2. Vorstand
	Verwaltung unserer Mitgliedschaften (Zeitungsabos, Mitgliedschaft im Kreativlabor e.V., Verbund Offener Werkstätten e.V.)	1./2. Vorstand
	Projekte und Budgets erneut prüfen, damit sie mit den Prinzipien des Munich Maker Lab übereinstimmen und gut umgesetzt werden (Sicherheit, Eigentum, kein Missbrauch von Geldern).	1./2. Vorstand
	Überprüfen, dass der Verein Eigentümer aller relevanten Dinge ist (Netzwerk, Accounts etc.) und der Zugang nicht über private Accounts läuft.	1./2. Vorstand
	Sicherstellen, dass die IT Sachen laufen und es immer mindestens immer 2 Leute gibt, die Wissen über unsere wichtigen System haben	1./2. Vorstand
	Einen Blick auf unseren Außenauftritt werfen (Homepage, Google, Social Media etc.) und sicherstellen, dass alles aktuell ist – Inhaltliche Arbeit kann delegiert werden	1./2. Vorstand
	Kontrolle das Ausgaben der Vereinssatzung entsprechen	1./2. Vorstand
	Mitgliederverwaltung	Kassenwart
	Spendenquittungen ausstellen (mehr als 300€)	Kassenwart
	Handling aller Kassen im Lab (Getränke, Laser Cutter, Geldwechsler, etc.)	1./2. Vorstand
	Unterstützen, dass der Verein lebendig und lebhaft ist, neue freiwillige Helfer gefunden werden, Veranstaltungen stattfinden	1./2. Vorstand
	Vereinskommunikation organisieren	1./2. Vorstand
	Sicherstellen das Dokumentationen up to date sind (delegieren)	1./2. Vorstand
Einmal pro Jahr
	Feuerlöscher überprüfen	1./2. Vorstand
	Mitgliederversammlung abhalten	alle
	Reduzierte Mitgliederbeiträge Nachweisen lassen	Kassenwart
	Überprüfung Versicherungen, Ausgaben, jährliche Mitgliederbeiträge	Kassenwart
Einmal all x Jahre	alle 3 Jahre: Steuererklärung	Kassenwart
Monatlich
	Member Onboarding Kurs Show them around Register the Tag compare: Onboarding Checklist Onsite Member Onboarding	1./2. Vorstand
	Erste Hilfe Kästen überprüfen	1./2. Vorstand
	Mitgliedsbeiträge einziehen	Kassenwart
	Auslagen (von z.B. Anschaffungen) auszahlen	Kassenwart
	Neue Mitglieder Onboarden	Kassenwart
	Mitglieder Offboarden	Kassenwart
Vorstandsübergabe
	Sicherstellen, dass User Accounts und Permissions aufgeräumt werden, wenn Vorstände und Admins wechseln	1./2. Vorstand
	...

Onboarding

Category	Punkt	Details
Direkt nach Mitgliederversammlung
	Protokoll fertig machen mit Unterschriften	Am besten innerhalb von 2 Wochen
	Protokoll ins Wiki einfügen
	Notar kontaktieren für Eintrag Amtsgericht	Nur bei Vorstandswechsel nötig. Am besten direkt nach der Mitgliederversammlung. Notare haben oft super wenig Termine. Kontakt aus letzter Anmeldung. Benötigte Unterlagen und Daten für die Eintragung. Alles vorab per Mail schicken: Protokoll Mitgliederversammlung unterschrieben Aktuelle Satzung Geschäftsanschrift Munich Maker Lab e.V., Dachauer Str. 112h, 80636 München VR Nummer: Amtsgericht München VR 205448 Ausscheidende Vorstände (nur Namen zum Abgleich) Neue Vorstände mit Namen, Geburtsdatum und Wohnort => Dann wird mit dem Notar ein Termin ausgemacht. Ein alter/neuer Vorstand muss vor Ort mit Ausweisüberprüfung den Antrag ans Amtsgericht unterschreiben
	Welcome Mail, Slack und Social Media Post zu neuem Vorstand. Intern Protokoll auch mitschicken
	Bank Zugriff als Bevollmächtigter für neue Vorstände anlegen	Über das Bank Portal neue Nutzer hinzufügen und diese dann via VideoIdent oder E-Perso authentifizieren
	Update Homepage Impressum	https://munichmakerlab.de/imprint/
Formal
	Bank Konto übertragen	Bank Konto übertragen sobald Eintrag beim Amtsgericht vorliegt. Die betrifft den Eigentümer, die Vollmachten und den "Super-Admin" für das Online-Banking. Das Übertragen geht über ein Formular. Kontakt über verein@sskm.de oder die Sparkasse München Business Line
Digitial
	Alle digitalen Services auf neuen Vorstand umstellen	e.g. Hetzner, Telekom => vgl. Passwort Safe Vorstand und IT
	Zugriff auf Datei Share, Mail, Mitgliederverwaltung, Calender und co.
	Zugang Passwortsafe
	Wiki Admin Rights
	Slack Workspace Owner
Orga und Einführungen
	Einführung Vereinsgeschichte, Satzung und co.	Optional, falls nötig.
	Kontakte Nachbarn
	Kontakte Kreativlabor e.V.
	Kontakte Politik
	Kontakte Hausmeister und Vermieter
	Veranstaltungen und regelmäßige Termine
	Finanzmangement
	Mitgliedermanagement
	Einführung Vereins IT
	Stand aktuelle Projekte, Themen, Probleme
	Haftung, Sicherheit, Brandschutz
	Kurse und Kursleiter
	Geschäftsordnung für neuen Vorstand erstellen
Space
	Notfall Schlüssel übergeben
	Handover Key Token System
	Einführung Vorstands Schrank
Abschluss
	Handoverliste aktualisieren
	Zugänge alte Vorstände Abschalten, ggf. Passwörter und Zugänge updaten

Important notes

• Bei Satzungsänderungen immer vorab mit Steuerberater bzw. direkt mit dem Finanzamt abklären, ob dies die Gemeinnützigkeit gefährdet