Vorstand

Der Vorstand vertritt den Verein als rechtliche Person und sorgt dafür, dass der Verein entsprechend seiner Satzung langfristig gut läuft.

Diese Seite dokumentiert die Aufgaben des Vorstands und soll als Stütze für die Vorstände selber dienen (e.g. für Aufgaben die sehr unregelmäßig anfallen).

Die Aufgaben müssen pirmär vom Vorstand überwacht werden. Einige Aufgaben (e.g. Onboarding) können auch delegiert werden. Die Liste ist nicht festgelegt, sondern ergibt sich aus der Satzung und dem aktuellen Regelbetrieb.

Alle Vorstandsmitglieder können alle Aufgaben übernehmen, jedoch macht es Sinn bestimmte Aufgaben aufzuteilen. Rein von der Satzung her sind alle Vorstände gleich gestellt. Jedoch wird spezifisch ein Kassenwart gewählt mit dem Hintergrund, dass dieser diesen Bereich verantwortungsvoll führt und die anderen zwei Vorstände aushelfen und überwachen. Für die Rolle des Kassenwartes ist es unerlässlich, dass man diese Aufgabe zuverlässig macht. Der Aufwand ist überschaubar, aber man sollte die Rolle des Kassenwartes wirklich nur übernehmen, wenn man auch sonst nicht mit einfachen Tabellen und Dokumenten Probleme hat.

Die Rolle des Vorstands im Verein ist bewusst möglichst schlank gehalten. Die meisten Entscheidungen sollen vom Plenum übernommen werden und der Regelbetrieb von möglichst vielen Vereinsmitgliedern übernommen werden. Trotzdem gibt es viele Aufgaben, vor allem wenn es Mal nicht so gut läuft, die vom Vorstand koordiniert werden müssen. Auch müssen rechtliche und finanzielle Aspekte zuverlässig abgedeckt sein. Wenn du überlegst Vorstand zu werden solltest du auf jeden Fall genug Zeit dafür einplanen und auch regelmäßig beim Space sein, da der Verein eben zu großem Teil von seiner Community vor Ort lebt. Es ist empfehlenswert, dass mindestens ein Mitglied des Vorstands auch in der Nähe des Vereins wohnt oder es zuverlässige Vereinsmitglieder gibt, die auch spontan mal bei Problemen mit dem Space oder Meetings auf dem Kreativlabor einspringen können.

Da der Vorstand viel bürokratische Aufgaben nachgeht und Kontakte zu Vermieter, Steuerberater und co. pflegen muss, ist hier Verständnis der deutschen Sprache notwendig und deshalb ist auch die Dokumentation zur Einfachheit in deutscher Sprache gehalten.

Important wiki pages

• In general: Category:Organization
• Vorstand/Onboarding VorstandsMitglieder
• Vorstand/Aufgaben
• Vorstand/Abläufe
• Member Onboarding
• Vorstand/Mitgliederversammlung
• Vorstand/Geschäftsordnung
• Vorstand/Satzungsverbesserung
• Law and Order
• Code Of Conduct
• Statues
• Scale of Fees
• Fire Protection
• Occupational Safety & Accident Prevention
• Data Protection
• Plenum
• Decision-Making & Voting (Loomio)
• Decisions

Vereinsstruktur

                     ┌──────────────────────────────────┐
                     │      MITGLIEDERVERSAMMLUNG       │
                     │      alle Vereinsmitglieder      │
                     └────────────────┬─────────────────┘
                                      │ wählt und kontrolliert
                                      ▼
                     ┌──────────────────────────────────┐
                     │             VORSTAND             │
   prüft Satzungs-   │  Vorsitz · Stellv. · Kassenwart  │
   konformität der   │      alle gleichberechtigt       │
   Beschlüsse,       │  einzeln vertretungsberechtigt   │
   hat Vetorecht     │      vertritt und verwaltet      │
          ┌──────────┤            den Verein            │
          │          └────┬─────────────────┬─────────┬─┘
          │               │ delegiert       │         │ delegiert
          │               │ Entscheidungen  │         │ Aufgaben
          ▼               ▼                 │         ▼
      ┌────────────────────────────┐        │  ┌───────────────────────────┐
      │           PLENUM           │        │  │      DRITTE / HELFER      │
      │ alle Anwesenden können     │        │  │ z. B. freiwillige Helfer, │
      │ mitmachen                  │        │  │ Steuerberater             │
      │                            │        │  └───────────────────────────┘
      │ • laufende Anschaffungen   │        │
      │ • Änderungen im täglichen  │        │
      │   Vereinsleben und im      │        │
      │   Maker Lab                │        │
      └──────────────┬─────────────┘        │
                     │ fordert an           │ veranlasst bei
                     │                      │ größeren Vorhaben
                     ▼                      ▼
      ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
      │                         MITGLIEDERUMFRAGE                          │
      │                   alle Mitglieder werden befragt                   │
      │           bei größeren Anschaffungen oder Veränderungen            │
      └────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Important notes

• Bei Satzungsänderungen immer vorab mit Steuerberater bzw. direkt mit dem Finanzamt abklären, ob dies die Gemeinnützigkeit gefährdet