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Der Vorstand vertritt den Verein als rechtliche Person und sorgt dafür, dass der Verein entsprechend seiner Satzung langfristig gut läuft. 

Diese Seite dokumentiert die Aufgaben des Vorstands und soll als Stütze für die Vorstände selber dienen (e.g. für Aufgaben die sehr unregelmäßig anfallen).

Die Aufgaben müssen pirmär vom Vorstand überwacht werden. Einige Aufgaben (e.g. Onboarding) können auch delegiert werden. Die Liste ist nicht festgelegt, sondern ergibt sich aus der Satzung und dem aktuellen Regelbetrieb.

Alle Vorstandsmitglieder können alle Aufgaben übernehmen, jedoch macht es Sinn bestimmte Aufgaben aufzuteilen. Rein von der Satzung her sind alle Vorstände gleich gestellt. Jedoch wird spezifisch ein Kassenwart gewählt mit dem Hintergrund, dass dieser diesen Bereich verantwortungsvoll führt und die anderen zwei Vorstände aushelfen und überwachen.  

Die Rolle des Vorstands im Verein ist bewusst möglichst schlank gehalten. Die meisten Entscheidungen sollen vom Plenum übernommen werden und der Regelbetrieb von möglichst vielen Vereinsmitgliedern übernommen werden. 
Trotzdem gibt es viele Aufgaben, vor allem wenn es Mal nicht so gut läuft, die vom Vorstand koordiniert werden müssen. Auch müssen rechtliche und finanzielle Aspekte zuverlässig abgedeckt sein. 
Wenn du überlegst Vorstand zu werden solltest du auf jeden Fall genug Zeit dafür einplanen und auch regelmäßig beim Space sein, da der Verein eben zu großem Teil von seiner Community vor Ort lebt. Es ist empfehlenswert, dass mindestens ein Mitglied des Vorstands auch in der Nähe des Vereins wohnt oder es zuverlässige Vereinsmitglieder gibt, die auch spontan mal bei Problemen mit dem Space oder Meetings auf dem Kreativlabor einspringen können. 
== Aufgaben ==
{| class="wikitable"
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!Wann/Wie oft mindestens
!Was
!Wer
!
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|Flexible/Laufend
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|Politische Vernetzung
|1./2. Vorstand
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|Vernetzung im Kreativquartier
|1./2. Vorstand
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|Mediation zwischen Membern
|1./2. Vorstand
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|vorstand und info Mail Adresse vom Verein beantworten
|1./2. Vorstand
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|Räumlichkeiten Verwalten, primär Kontakt zum Vermieter, Mietvertrag, Handwerker handeln etc.
|1./2. Vorstand
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|Rechtliche Themen (Versicherungen und rechtliche Bestimmungen einhalten)
|1./2. Vorstand
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|Verwaltung unserer Mitgliedschaften (Zeitungsabos, Mitgliedschaft im Kreativlabor e.V., Verbund Offener Werkstätten e.V.)
|1./2. Vorstand
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|Projekte und Budgets erneut prüfen, damit sie mit den Prinzipien des Munich Maker Lab übereinstimmen und gut umgesetzt werden (Sicherheit, Eigentum, kein Missbrauch von Geldern).
|1./2. Vorstand
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|Überprüfen, dass der Verein Eigentümer aller relevanten Dinge ist (Netzwerk, Accounts etc.) und der Zugang nicht über private Accounts läuft.
|1./2. Vorstand
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|Sicherstellen, dass die IT Sachen laufen und es immer mindestens immer 2 Leute gibt, die Wissen über unsere wichtigen System haben
|1./2. Vorstand
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|Einen Blick auf unseren Außenauftritt werfen (Homepage, Google, Social Media etc.) und sicherstellen, dass alles aktuell ist – Inhaltliche Arbeit kann delegiert werden
|1./2. Vorstand
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|Kontrolle das Ausgaben der Vereinssatzung entsprechen
|1./2. Vorstand
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|Mitgliederverwaltung
|Kassenwart
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|Spendenquittungen ausstellen (mehr als 300€)
|Kassenwart
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|Handling aller Kassen im Lab (Getränke, Laser Cutter, Geldwechsler, etc.)
|1./2. Vorstand
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|Unterstützen, dass der Verein lebendig und lebhaft ist, neue freiwillige Helfer gefunden werden, Veranstaltungen stattfinden 
|1./2. Vorstand
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|Vereinskommunikation organisieren
|1./2. Vorstand
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|Sicherstellen das Dokumentationen up to date sind (delegieren)
|1./2. Vorstand
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|Einmal pro Jahr
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|Feuerlöscher überprüfen
|1./2. Vorstand
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|Mitgliederversammlung abhalten
|alle
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|Reduzierte Mitgliederbeiträge Nachweisen lassen
|Kassenwart
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|Überprüfung Versicherungen, Ausgaben, jährliche Mitgliederbeiträge
|Kassenwart
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|Einmal all x Jahre
|alle 3 Jahre: Steuererklärung
|Kassenwart
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|Monatlich
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|Member Onboarding Kurs
* Show them around
* Register the Tag
compare:

[[Onboarding]]

[[Checklist Onsite Member Onboarding]]
|1./2. Vorstand
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|Erste Hilfe Kästen überprüfen
|1./2. Vorstand
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|Mitgliedsbeiträge einziehen
|Kassenwart
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|Auslagen (von z.B. Anschaffungen) auszahlen
|Kassenwart
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|Neue Mitglieder Onboarden
|Kassenwart
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|Mitglieder Offboarden
|Kassenwart
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|Vorstandsübergabe
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|Sicherstellen, dass User Accounts und Permissions aufgeräumt werden, wenn Vorstände und Admins wechseln
|1./2. Vorstand
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|...
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== Onboarding ==
{| class="wikitable"
|+
!Category
!Punkt
!Details
!
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|Direkt nach Mitgliederversammlung
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|Protokoll fertig machen mit Unterschriften
|Am besten innerhalb von 2 Wochen
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|Protokoll ins Wiki einfügen
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|Notar kontaktieren für Eintrag Amtsgericht 
|Nur bei Vorstandswechsel nötig. Am besten direkt nach der Mitgliederversammlung. Notare haben oft super wenig Termine. Kontakt aus letzter Anmeldung. 
Benötigte Unterlagen und Daten für die Eintragung. Alles vorab per Mail schicken:

* Protokoll Mitgliederversammlung unterschrieben 
* Aktuelle Satzung
* Geschäftsanschrift Munich Maker Lab e.V., Dachauer Str. 112h, 80636 München 
* VR Nummer: Amtsgericht München VR 205448
* Ausscheidende Vorstände (nur Namen zum Abgleich)
* Neue Vorstände mit Namen, Geburtsdatum und Wohnort

=> Dann wird mit dem Notar ein Termin ausgemacht. Ein alter/neuer Vorstand muss vor Ort mit Ausweisüberprüfung den Antrag ans Amtsgericht unterschreiben

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|Welcome Mail, Slack und Social Media Post zu neuem Vorstand. Intern Protokoll auch mitschicken
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|Bank Zugriff als Bevollmächtigter für neue Vorstände anlegen
|Über das Bank Portal neue Nutzer hinzufügen und diese dann via VideoIdent oder E-Perso authentifizieren
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|Update Homepage Impressum
|https://munichmakerlab.de/imprint/
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|Formal
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|Bank Konto übertragen
|Bank Konto übertragen sobald Eintrag beim Amtsgericht vorliegt. Die betrifft den Eigentümer, die Vollmachten und den "Super-Admin" für das Online-Banking. Das Übertragen geht über ein Formular. Kontakt über verein@sskm.de oder die Sparkasse München Business Line
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|Digitial
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|Alle digitalen Services auf neuen Vorstand umstellen 
|e.g. Hetzner, Telekom => vgl. Passwort Safe Vorstand und IT
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|Zugriff auf Datei Share, Mail, Mitgliederverwaltung, Calender und co. 
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|Zugang Passwortsafe
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|Wiki Admin Rights
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|Slack Workspace Owner
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|Orga und Einführungen
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|Einführung Vereinsgeschichte, Satzung und co.
|Optional, falls nötig. 
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|Kontakte Nachbarn
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|Kontakte Kreativlabor e.V.
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|Kontakte Politik
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|Kontakte Hausmeister und Vermieter
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|Veranstaltungen und regelmäßige Termine
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|Finanzmangement
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|Mitgliedermanagement
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|Einführung Vereins IT
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|Stand aktuelle Projekte, Themen, Probleme
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|Haftung, Sicherheit, Brandschutz
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|Kurse und Kursleiter
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|Geschäftsordnung für neuen Vorstand erstellen
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|Space
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|Notfall Schlüssel übergeben
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|Handover Key Token System
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|Einführung Vorstands Schrank
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|Abschluss
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|Handoverliste aktualisieren
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|Zugänge alte Vorstände Abschalten, ggf. Passwörter und Zugänge updaten
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|}

== Important notes ==

* Bei Satzungsänderungen immer vorab mit Steuerberater bzw. direkt mit dem Finanzamt abklären, ob dies die Gemeinnützigkeit gefährdet

[[Category:Organization]]